华软计算机物业管理系统方案
一、系统概述
由于物业管理涉及的管理范围较为广泛，管理内容繁杂，加上政策性的变动因素，日常工作需要耗费大量人力和物力，而采取现代化电脑管理手段是一种行之有效的解决方法，电脑化管理在物业管理中的作用主要体现在：
1、全方位的快速查询减少重复劳动：物业管理中房产资料、业主资料、住户资料以及文件档案的数量庞大，手工整理、统计汇总工作量非常大而且繁琐，查询某房产资料或业主资料往往需要较长时间。通过计算机辅助管理，可以随时按业主名称、房号、房类、朝向、面积等多种条件任意查询，更可以按综合组合条件查询，减少了大量重复工作，工作效率也大大提高。
2、完整的工程及服务档案提高管理水平：物业管理除了涉及房产、业主和客户管理之外，更要提供工程设施维护、维修、装修服务与管理。计算机完整的工程档案与服务档案可以使管理人员随时了解最新的情况，更可以规范维护、服务标准，帮助管理人员合理安排工作时间。
3、各项费用自动计算减少工作差错与负担：物业管理中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总，然而由于费用项目较多、计算方法繁琐、手工处理操作差错率较高，而且工作负担繁重。计算机管理利用了计算机运算速度快，准确率高的特点，使得各项费用的计算统计汇总工作既简单、方便又能轻松自如。
4、自动控制各项管理费用收缴保证公司利益：管理费用的收缴是管理公司能够正常经营的保证，也是管理公司利益实现的重要环节。通过客户自觉交费和人工催收，往往效率较低，难以应付自如。计算机管理可以随时监控客户交费和欠费情况，自动打印缴费通知书和催款通知书，提高收费效率，有效加强资金的回收速度。
5、灵活、准确的收费提高财务工作效率：管理面积越大、户数越多，财务收费工作越繁重，大量的水电费、管理费等其他费用收费不但繁杂，而且容易产生差错。计算机管理收费，灵活性、准确性大大提高。客户不但可以分项付款，还可以预付各项费用，财务收费人员劳动强度和工作量都大大降低，工作效率得到提高。
6、全面的统计分析及时提供决策依据：在物业管理的市场竞争中，计算机快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印系统，使各项数据的统计汇总、分析表格一应俱全，物业公司领导可以随时查阅到最新的详尽情况，并依此作出快速、准确的决策，提高物业公司的管理水平与竞争力。
计算机管理在物业管理工作中的应用，不仅可以简化、规范物业公司的日常操作，更可以促进物业公司全盘管理向现代化的企业管理迈进。相信随着物业管理行业的不断发展，将会有越来越多的物业管理公司加入到计算机管理的队伍中，希望在不远的将来计算机管理能够成为物业管理业务中不可缺少的必备手段。
系统主要由如下管理子系统组成：
1、房产管理：
2、住户管理：
3、设备管理：
4、行政管理：
5、保安管理：
6、清洁管理：
7、社区文化管理：
8、财务管理：
9、系统管理：
如何在物业管理软件中真正体现物业管理公司各种不同的管理模式？即使把软件的功能设计得非常详细、力图面面俱到，但很多物业管理公司在使用后仍然会提出各种自身特殊的管理需求。因此为了满足客户的实际工作需要，
我们的目标是在为客户提供一个功能非常详尽的产品的同时还要能够让客户可以根据自身管理工作的需要随时修改和自定义系统的相关功能，以满足工作中新的变化和要求，这就是我们的目标。
二、开发平台：
为了实现这一目标，我们可以采用国际上流行的客户机/服务器方式，并选用了目前国际上最具代表性的数据库前端开发工具Visible
Basic 6.0，后台数据库可以根据用户的实际应用选择Access97或MS SQL Server7.0(或Sybase)。
三、系统主要管理功能
1、房产管理：
（1）楼盘登记：快速登记公司管理的楼盘、大楼和房间，通过对各种类型大楼的定义，一次性生成所有房间和相应的基本资料。注：这里的房间泛指进行管理的各类房产，如：住宅、写字楼、公寓、别墅、商铺、车位等等。
（2）房产资料：针对物业管理公司所管理的一切房产，对朝向、面积到房屋类型、种类、权属、使用状态以及内部配备设施进行有效的管理,同时可直接绘制房间结构图、工程图, 并可接受图片等的扫描输入。
（3）房产验收：针对业主入伙时物业管理公司会同业主进行房产验收时对验收的情况进行登记备案。
（4）装修管理：从装修申请、审批、装修队情况到完工验收进行全面管理，随时掌握各个房间装修的进展状况。
（5）维修管理：从物业管理公司自身对房产的维修到为客户提供全面的维修服务，系统提供灵活方便的管理和统计功能。
（6）统计报表：房产管理中的各类统计报表。
3、住户管理：
（1）入伙登记：在业主入伙时登记业主的相关资料和入伙时需缴纳的各项费用。
（2）住户管理：详细登记各个住户的档案资料，可以根据房号、姓名、性别、身份证、暂住证等各种信息进行查询。
（3）投诉管理：对投诉进行管理是各物业管理公司提供优质服务的一个重要组成部分，我们协助对投诉人、投诉对象、内容、处理意见和客户投诉处理的满意程度进行有效的分类管理。
（4）统计报表：住户管理中的各类统计报表。
3、设备管理：
（1）设备台帐：对物业管理公司内所有各类设备及自有固定资产进行分类管理，从其采购到安装和更换，对其位置、数量、价格、折旧、维修保养等方面进行全面管理。
（2）大修档案：对主要设施设备的维修和日常保养进行登记，便于随时了解各类设施设备的运行状况和维修保养情况。
（3）公共设备：对管理各类公共设备进行分类，对其位置、数量、价格、维修保养等方面进行全面管理。
（4）分包工程：对物业管理公司分包给其它公司的工程进行管理，包括工程内容、费用、进展状况等。
（5）统计报表：设备管理中的各类统计报表。
4、行政管理：
（1）员工管理：从员工的招聘、任用到员工的离职进行全面有效的管理，详细记录员工的个人资料和在职培训等资料。
（2）文件管理：对上级下达、部门抄送和本部发出的各种办公文件和档案进行有效的管理和存放，便于以后查找和查询。
（3）资产管理：对公司的各类资产进行统一管理，包括资产编号、名称、类型、负责部门等资料。
（4）公司制度：登记公司的各项规章制度和岗位职责，便于随时进行查询。
（5）统计报表：行政管理中的各类统计报表。
5、保安管理：
（1）重大事件：登记各时间段内的保安巡楼状况，对发生的重大事件进行详细记录。
（2）违章处理：登记重大违章事件，并记录违章的处理情况。
（3）停车场管理：对停车场内的车辆类型、车号、车主、停车卡号码、停车费等资料进行登记。
（4）统计报表：保安管理中的各类统计报表。
6、清洁管理：
（1）清洁管理：对清洁用品的使用标准、使用情况进行统筹管理，保证正确使用，减少不必要的浪费；
（2）植被绿化：对绿化植物的种类、浇水间隔、施肥间隔、责任人等进行登记管理。同时对绿化植被进行科学、有效的管理，提高植被成活率。
（3）统计报表：清洁管理中的各类统计报表。
7、社区文化管理：
（1）社区活动：记录社区活动的组织人、参加人、活动内容、活动场地等内容，便于对小区社区活动的统一管理。
（2）公共关系管理：记录和小区发生各类关系的各类机构和经办人的资料，如派出所、城管、卫生防疫、街道办事处等机构的资料。
（3）统计报表：社区文化管理中的各类统计报表。
8、财务管理：
（1）费用输入：由物业部负责将每月水电表的读数输入电脑，同时输入过程中系统提供自动提示功能，对读数偏大或偏小的输入提供自动报警功能，最大限度降低输入的误差率，另外系统支持水电表的更换和清零重转。
（2）费用记帐：对物业部输入的水电表读数自动计算出应收的水电费，同时系统自动生成其它的常规收费项目，如管理费、租金等。
（3）应收帐款：用于查询各个住户每月的应交款项。
（4）收款登记：收款时只需输入住户代码，则该住户所有应交的款项立即全部显示在屏幕上，一目了然，包括本月/季应交和之前的所有欠款，财务部可对所有的应收款任意选择收取，并可立即打印出收款收据，如收款后发现有错，可随时修改并可立即重新收取，之后可随时查询任意一笔收款的明细。系统提供银行自动转帐服务，只需将应收款数据拷贝到软盘上交给银行即可，银行划款后会返回一份软盘，经过系统读取后即可打印出所有已划款和未划款住户清单。
（5）统计报表：财务管理中的各类统计报表。
（6）月末处理：每月收费结束后系统统一进行月末处理，使系统管理直接进入到下一个月重新开始新的收费流程。
（7）参数设定：用于设定滞纳金比例、记帐项目等系统必需的各项参数，同时各项参数可以随时修改，支持物业管理公司的动态管理。
（8）总表及分摊：系统支持对各类总表和公用表的读数按照各类方式（如按户数、面积、用量等）进行自动分摊。
9、系统管理：
（1）功能定义：可以根据公司的实际管理需要，随时增加系统功能，十分方便。
（2）安全定义：用于设置进入系统的每个用户的操作权限，公司可以根据每个操作人员的实际工作内容由系统管理员分配其操作权限。
（3）数据备份：用于定期数据备份和数据恢复。
（4）数据导入：用于导入其它软件系统中已经录入的数据，无须用户重复录入。
（5）更换操作员：系统可以在无须退出系统的情况下直接更换操作员，方便操作。
四、华软2000物业管理软件功能结构图
备注：各功能模块的详细功能参见附录的详细说明。
五、系统功能特点：
物业管理系统的特点是系统最大限度地支持客户结合自身的管理特点自定义自己的物业管理业务架构，包括:功能模块自定义®管理内容自定义®计算公式自定义®内容表现形式自定义®统计报表(包括:简单型/复合型/汇总型)自定义®统计分析图形（包括：柱状图、饼图、直方图、曲线图等）自定义®视图自定义®数据排序自定义®数据过滤条件自定义®查询项目自定义®财务收费项目自定义®滞纳金计算自定义®费用计算公式自定义®费用支付对象自定义®全额收取或分项收取自定义®预收款冲销费用项目自定义®分摊方式自定义等等。
以下就部分主要的自定义功能说明如下：
1、如果有数据是从其它相关数据计算得到的，可否象Excel一样自己定义计算公式？
答：我们的系统在项目设置中提供对字段的公式定义，并且全部通过中文的表现形式来定义计算公式，非常方便和易于掌握。
2、在维修管理中，经常需要查看目前有那些维修申请尚未完成，怎么办呢？
答：系统提供先进的视图定义功能，用户可以选择需要的内容按照某种排序方法和过滤条件进行定义并自行命名视图的名称，保存后的视图可以随时调用。在维修管理中，我们可以定义一种视图名称为“未完成维修状况”，条件是维修申请日期非空并且维修完成日期为空，这样一来只需调用“未完成维修状况”的视图，已经申请维修但是尚未完成的维修资料就会自动调用出来，十分方便。
3、经理突然需要一种新的统计报表，能很快完成吗？
答：系统提供三种自定义报表格式，包括简单型、复合型和汇总型。用户可以自定义报表的名称、需要统计的项目、排序方法、过滤条件、汇总方法、页面的左右和上下间距等内容，并可以进行分组统计。同时系统支持报表的无级放大和缩小，使正常A3幅面的报表可以输出为A4幅面的报表。
4、政府规定新增了一种收费项目，能立即增加吗？如果增加的收费项目有最低用量、计划内和计划外的价格，怎么办？
答：系统支持用户随时增加新的收费项目并可以自定义计算公式。对于各个收费项目，用户可以利用公式自定义来定义费用项目的最低用量和各种价格因素，系统会根据实际的用量进行计算。新增的收费项目可以自动添加到收费通知书中并可以立即进行银行划款。
5、公司管理的有写字楼和商铺，管理费由业主支付而水电费由租户支付，如何收费呢？
答：对于所有的收费项目，系统支持单独指定付款人，这样一来，实际收款时既可以按照房产代码来收费也可以按照客户名称来收费，使业主和租户的费用分别计算，十分方便。
6、在预收款处理中，如果客户的预交款只冲销管理费和本体维修基金而不冲销水电费，电脑能自动进行吗？对于已经冲销的预交款，可否查询到冲销的明细情况？
答：对于客户预交的费用系统可以任意指定预交款可以冲销的费用项目，选择好指定的费用项目后系统会自动冲销对应的费用，而不会冲销其它未定义的费用。对于已经冲销的任何费用，系统都可以随时查询冲销的明细情况，并可以立即打印相应的收款收据，如果冲销出现差错，系统可以退回相应已经冲销的预交款。
五、软件系统售后服务及培训方案
长期稳定的优质服务是一个软件产品的生命力所在，让软件在用户的使用过程中发挥最大效益是我们的目标。为了给用户提供良好的售后服务，我们制定了严格的售后服务规范，我们的服务人员在正式上岗前均经过严格的技术培训和物业管理业务流程培训，只有这样服务人员才能在服务过程中和用户进行充分的沟通，了解用户的真正需要，为用户提供切实可行的解决方案。
培训是一个软件系统成功应用的保证，也是包含在软件系统中的一个重要组成部分。高质量的培训不但可以使用户的各级人员全面掌握系统的应用，而且也会使用户的管理观念和管理意识得到增强，进而使系统的灵活应用为用户带来巨大的管理效益。我们针对具体用户的需求，提供从系统管理员、部门负责人到一般业务操作人员的详细、完善的培训，使得从系统的业务管理流程、观念、日常的数据录入、定期事项、特殊问题的解决方法，一直到系统的维护、数据的管理等方面得到全面的了解和掌握，并对各种新的变化和需求应付自如。
主要培训内容包括：
1、基层操作人员的培训：主要讲解软件相关部分的使用方法，包括数据输入、核对、查询、报表打印、数据统计等方面的内容，每个部门重点安排二个工作日的时间进行具体培训，具体操作方法可以参照我公司提供的软件系统操作手册；
2、部门负责人的培训：主要讲解软件相关部分的查询方法，包括日常业务查询、报表打印、数据统计等方面的内容，每个部门负责人和其他负责人等重点安排一个工作日的时间进行具体培训，具体操作方法可以参照我公司提供的软件系统操作手册。
3、系统管理员的专门培训：（如贵公司今后有专门负责系统管理的人员，我公司将按照下面的方案进行培训工作）软件系统培训的重点在于培训系统管理员掌握软件系统的各项自定义功能，主要包括：字段自定义、计算公式自定义、视图自定义、报表自定义和功能模块自定义。我公司将同时提供相应的技术手册供系统管理员参考，主要内容包括：主要相关数据库的名称、各个数据库的字段名称、数据接口等方面。另外重点进行软件系统内部权限管理管理的培训工作，使系统管理员可以根据业务需要随时对各个部门的操作人员的权限进行管理。
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